Eine Dienst- oder Fortbildungsreise darf nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung durchgeführt werden.

Hintergrund ist, dass Mitarbeitende durch die Genehmigung Versicherungsschutz auf der Reise genießen.

Für Reisen, die keine Kostenerstattung auslösen, ist keine Reisegenehmigung notwendig. Hier reicht die Abmeldung beim Vorgesetzten aus.
Der Versicherungsschutz für das Privatfahrzeug besteht allerdings nur, wenn die Fahrt damit aus triftigen Gründen erfolgte und sie vorher ausdrücklich schriftlich angeordnet oder genehmigt wurde.

Für die Abrechnung relevant ist die Unterscheidung der Reise als Dienstreise oder als Fortbildungsreise.

Fortbildungen sind Veranstaltungen generell immer dann, wenn sie der Aus- und Fortbildung dienen. Das ist der Fall, wenn dadurch die Durchführung der Arbeitsaufgaben gefördert wird. Hierbei werden berufliche Kenntnisse und Fertigkeiten erweitert, erhalten, vertieft oder angepasst. Die Vermittlung von Wissen steht im Vordergrund.

Dienstreisen sind z.B. Besprechungen, die Vertretung der VG oder der Gemeinde bei wichtigen Anlässen, Außendienste, der Besuch von Messen oder Fahrten zu Teamentwicklungen.
Fortbildungsreisen sind z.B. Reisen zur Teilnahme an Lehrgängen, Fachtagungen, Fachseminaren, Vorträgen, Kongressen, Trainings, Coachings oder Workshops.

Der öffentliche Personennah- und -fernverkehr (ÖPV) ist das bevorzugte Beförderungsmittel. Die Kosten von Bahnreisen werden daher auch dann erstattet, wenn sie höher sind als die Kosten eines anderen Reisemittels. Ausgaben für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel werden bis zur Höhe der 2. Klasse erstattet.

Ermäßigungnen, zum Beispiel bei frühzeitiger Buchung, sind bereits bei der Reisevorbereitung zu berücksichtigen. Sofern private Rabattausweise (z.B. BahnCard 25, Deutschlandticket, ...) vorhanden sind, sind diese auch für dienstliche Bahnreisen zu nutzen. In der Regel bucht die Personalabteilung die Bahntickets für die Mitarbeitenden.

Fahrkosten sind Kosten für Zug-, Straßenbahn-, Bus- und Taxifahrten, die selbst bezahlt wurden.

Generell weden nur Kosten für die Nutzung der 2. Klasse übernommen. Für unentgeltliche Beförderungsmittel werden keine Fahrkosten gezahlt.

Mitarbeitende mit einem Anspruch auf unentgeltliche Beförderung im Nahverkehr (z.B. Schwerbehinderte mit Merkzeichen G) können den Mehrpreis für die Benutzung der 1. Klasse erstattet bekommen.
Gleiches gilt für Mitarbeitende, deren körperlicher oder gesundheitlicher Zustand die Nutzung der 2. Klasse ausschließt - hierfür ist ein ärztliches Attest notwendig.

Zu den Fahrkosten gehören auch notwendige Ausgaben für:

• die Fahrt von der Wohnung oder dem Arbeitsort zum nächsten Bahnhof,
• Fahrten am Geschäftsort oder Fahrten zu und von der Unterkunft,
• Zuschläge für die Nutzung von IC-, EC- oder ICE-Zügen,
• Kosten für Sitzplatzreservierungen,
• Beförderungsentgelte für Gepäck.

Für Fahrten, die mit dem eigenen privaten Fahrzeug zurückgelegt werden, wird eine Wegstreckenentschädigung bezahlt.

Die Wegstreckenentschädigung wird als Kilometerpauschale je vollem Kilometer zurückgelegter Strecke bezahlt.
Als privates Fahrzeug gelten neben dem PKW auch Motorräder, Mofos oder Fahrräder.

Durch die Erstattung der Wegstreckenentschädigung sind sämtliche Ausgaben für die Nutzung des Fahrzeugs abgegolten (z.B. Reparaturen, Kraftstoff, Kfz-Steuer, Versicherungen).
Für Fortbildungsreisen können generell nur 75% der Kilometerpauschalen bezahlt werden.

Unterschieden wird zudem zwischen der kleinen und der großen Wegstreckenentschädigung.
Die kleine Wegstreckenentschädigung wird für alle Fahrten bezahlt, für die es keine triftigen Gründe für die Nutzung des Privatfahrzeugs gibt.
Die große Wegstreckenentschädigung wird wiederum für Fahrten bezahlt, bei denen triftige Gründe vorliegen.
Die liegen z.B. vor, wenn:

1. der Geschäftsordnung mit den öffentlichen Verkehrsmitteln nicht oder nur schwer zu erreichen oder zu verlassen wäre,
2. durch die Benutzung des Privatfahrzeugs eine Zeitersparnis von 1 Stunde oder mehr eintritt,
3. durch die Benutzung des Privatfahrzeugs mehrere Dienstgeschäfte erledigt werden können,
4. mindestens zwei Mitarbeitende das Fahrzeug gemeinsam nutzen und die 2. Person mindestens die Hälfte der Strecke mitfährt,
5. notwendiges dienstlichen Gepäck oder privates Gepäck über 10 kg oder sperriges dienstlichen Gepäck mitgenommen werden muss,
6. Schwerbehinderte erheblich gehbehindert oder auf die Benutzung des Privatfahrzeugs angewiesen sind.

Mit dem Tagegeld werden Mehraufwendungen für Verpflegungen pauschal abgegolten.

Ein Anspruch auf Tagegeld entsteht bei Fortbildungs- oder Dienstreisen, die länger als 6 Stunden sind.
Bei Fortbildungsreisen sind nur 75% der Pauschalsätze erstattungsfähig.

Bei der Höhe des Tagegelds wird zwischen eintägigen und mehrtätigen Reisen unterschieden.
Eintägige Reisen sind auch solche, bei denen die Dienstgeschäfte zwar über mehrere Tage gehen, der Mitarbeitende aber täglich an seinen Wohnort zurückkehrt.
Bei mehrtägigen Reisen wird der volle Tagesatz nur gewährt, wenn die Hinreise vor 12 Uhr angetreten oder die Rückreise nach 12 Uhr beendet wird.

Erhalten Mitarbeitende eine unentgeltliche Verpflegung gestellt, wird das Tagegeld anteilig gekürzt.

Für private Übernachtungen, für die keine Kosten entstanden sind, kann eine Übernachtungspauschale bezahlt werden.

Der Anspruch besteht nur bei mehrtägigen Reisen. 

Notwendige kostenpflichtige Übernachtungen in Hotels werden grundsätzlich durch die Personalabteilung gebucht.
Sollte eine Übernachtung im Ausnahmefall nicht vom Arbeitgeber gebucht werden, ist die Originalrechnung einzureichen.

Übernachtungen werden nur dann genehmigt, wenn die tägliche Rückkehr zum Wohnort nicht zumutbar wäre.
Das ist immer dann der Fall, wenn Arbeits- oder Wohnort und Geschäftsort weiter als 60 km auf der kürzestens Verbindung von einander entfernt sind.

Nebenkosten sind sonstige Kosten, die selbst bezahlt wurden.

Notwendige Auslagen des Mitarbeitenden werden als Nebenkosten erstattet. Sie müssen außerdem ursächlich und unmittelbar mit der Erledigung des Dienstgeschäfts zusammenhängen.

Erstattungsfähige Nebenkosten sind z.B. Reservierungskosten für Hotelzimmer, Kurtaxen, Eintrittsgelder sowie Park- oder Mautgebühren.
Nicht erstattet werden z.B. Kosten für die Nutzung einer Mini-Bar, des WLAN oder von Fitness- oder Spa-Bereichen.

Ausgaben für privat angeschaffte BahnCards 25 oder 50 sind nur bei einer vollständig nachgewiesenen Amortisation zuwendungsfähig. Eine vollständige Amortisation liegt dann vor, wenn die Fahrpreisermäßigungen für durchgeführte dienstliche Bahnfahrten den Bezugspreis erreicht oder überschritten haben.

Eine Zuwendung für privat angeschaffte BahnCards 100 wird nicht übernommen.